Hoy en día todos somos escritores. En el pasado, tan solo levantábamos el teléfono y llamábamos a los demás. Ahora, muchas personas se comunican a través de un correo electrónico (e-mail). Pero… ¿por qué debemos poner especial atención cuando escribimos?
Porque a través del correo electrónico, muchas veces transmitimos o “dejamos ver” nuestra personalidad. La persona que lo recibe puede formarse una opinión:
—es divertido, está tapado, es considerado, es redundante, es inteligente, es profesional, etc.
Por todo lo anterior, aquí algunos consejos a tomar en cuenta cuando escribes correos electrónicos (e-mails):
Comunicación formal o informal
- Un ambiente formal, es cuando por ejemplo escribes una carta de presentación, postulas para un trabajo, solicitas información de algún servicio o producto, redactas una propuesta para un cliente, preparas un informe, o envías un mensaje a tu jefe o a tus compañeros de trabajo.
- Un ambiente informal, es cuando escribes a un amigo o a un familiar.
Dependiendo de a quién escribas, utilizarás las reglas del lenguaje para una situación específica. Por ejemplo: no vas a utilizar abreviaciones que normalmente utilizas cuando envías mensajes de texto (SMS) a tus amigos, en un correo formal. Como tampoco vas a utilizar las conjunciones “And” (y) o “But” (pero, sino) al comienzo de una oración, si escribes en un lenguaje formal.
Cada ambiente tiene su propio lenguaje, y solo tú puedes decidir cuál utilizar; pero si tienes alguna duda, es mejor escribir de una manera formal.
La línea de “Asunto” (subject)
Debido a mi actividad profesional recibo muchos correos electrónicos todos los días, y frecuentemente me encuentro con mensajes sin “asunto”. Esto me parece bastante molesto y si no conozco al remitente, muchas veces el mensaje termina en la papelera sin haber sido abierto.
Algo aun más molesto, es cuando la línea que leo en el “asunto”, no tiene ninguna relación con el contenido del mensaje.
Por lo que, por regla general:
- Siempre debes escribir de qué trata tu mensaje en “asunto”.
- Debes asegurarte de que tu línea de “asunto” coincida con el contenido de tu mensaje.
Las conversaciones por correo electrónico
Es común que respondamos a un mensaje, y que a su vez recibamos otro comentario más en respuesta. Este intercambio de correos se convierte en una conversación. Si desde un principio el “Asunto” no es claro, seguir la conversación puede ser complicado. Sobre todo, si tú o tu destinatario reciben muchos mensajes diariamente.
También sucede que durante estas “conversaciones”, se toquen otros temas completamente diferentes al sujeto original.
Si ésto llega a pasarte, y si se trata de otros temas importantes, te sugiero borrar las conversaciones ajenas al asunto, para conservar lo esencial del mensaje.
Mejor aún, inicia un nuevo mensaje con la nueva conversación. Esto es de particular importancia en un contexto de negocios. Por regla general, siempre trato de tener una conversación por cada tema importante, cada una con un “asunto” claro y conciso.
El saludo
En inglés, podemos comenzar saludando así:
- Hello John,
- Dear John,
Sabías que cuando utilizas “Hello”, la forma correcta de escritura es “Hello, John” (coma entre el saludo y el nombre). Si quieres conocer a fondo esta regla que se aplica muy poco, particularmente en la comunicación por correo electrónico, aquí un artículo interesante: Using Commas With Names and Greatings.
¿Cuándo utilizar “Hello” o “Hi”, y cuándo “Dear”?
En Estados Unidos y otros países de habla inglesa, “Dear” es el saludo más utilizado en un ambiente formal. También se utiliza para correspondencia personal.
Mientras que “Hello” o “Hi”, se utilizan entre las personas que se conocen bien: amigos, compañeros de trabajo, familia.
En un correo electrónico debes incluir el nombre de la persona en tu saludo, ya que normalmente conoces a la persona o alguien más te hizo referencia a ella.
Puedes utilizar las siguientes abreviaciones de título:
Mr. (Mister/señor) y su plural es Messrs. (Messieurs/señores)
Ejemplos:
- Dear Mr. Stevens, o Hello Mr. Stevens,
- Dear Messr. Abbot and Dean, o Hello, Messr. Abbot and Dean
Mrs. o Ms. (Misses/señora) y su plural Mses., Mss. o Mmes. (Mesdames/señoras)
Miss (señorita) o Misses (plural/señoritas)
Ejemplos:
- Dear Mrs. Robinson, o Hello Mrs. Robinson,
- Dear Mses. Smith and Hirch, o Hello, Mses. Smith and Hirsch
- Dear Miss Beck, o Hello Miss Beck,
Nota: En inglés americano, la abreviación siempre termina con un punto; en inglés británico, no es necesario el punto al final de la abreviación.
Mensaje
Tu mensaje debe ser transmitido de la manera más clara posible. Este tema es amplio, por lo que te sugiero leer el artículo: Consejos para redactar un e-mail.
Firma de despedida
Las formulas más utilizadas para cerrar un mensaje formal son:
- Sincerely,
- Yours sincerely,
- Regards,
- Best Regards,
Nota: Sincerely, puede sonar muy formal si mantienes comunicación frecuente con una persona.
Ejemplos de cierres informales que puedes utilizar con amigos:
- Yours,
- Later,
- Cheers,
Finalmente algunos ejemplos de cierres muy informales, que solo debes utilizar con la familia y amigos íntimos:
- Love,
- Hugs,
Firma prediseñada
Una ventaja de los programas de correo electrónico, es que puedes crear una firma de despedida predeterminada para que sea incluida de manera automática en todos tus mensajes, e inclusive crear una firma para cada situación (formal o informal).
Lo que debe contener necesariamente tu firma en un mensaje de negocios es:
- Palabra de despedida (Regards, Sincerely, Yours, etc.)
- Tu nombre completo
- Teléfono
- Dirección de correo electrónico
Si cuentas con una dirección física y/o un sitio en Internet, inclúyelos también.
Otro tema relacionado a leer: Reglas de etiqueta de un e-mail.
¡Hasta la próxima!
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